Кейс Spot Production

ИНСТРУМЕНТЫ АНАЛИТИКИ и управления В NOTION для продашкена

Собрали инструмент, чтобы отслеживать нерентабельные проекты в продакшене Spot

Как мы автоматизировали сбор данных и создали дашборды с аналитикой для Spot Produсtion, чтобы руководители могли делать выводы о рентабельности проектов на основе реальных данных

Как звучал запрос,
и кто к нам пришел?

К нам пришли руководители Spot: Лиза, директор по развитию, и Самат, head of produсtion. Команда уже уверенно вела проекты в Notion, но текущая система не позволяла эффективно собирать аналитику по процессам бизнеса. Лизе и Самату важно было наглядно видеть причину провала проектов на тендерах, соотношение закрытых и незакрытых проектов и их маржинальность. Управленцам стало тесно в рамках «просто таск-трекера в Notion», они хотели удобный инструмент управления бизнесом.

Мы уже несколько лет используем Notion как основную платформу для ведения проектов и базы знаний. Со временем стало понятно, что накопленную информацию необходимо не только хранить, но и системно анализировать — чтобы улучшать качество процессов и принимать более точные решения. Ранее каждый департамент собирал аналитику в удобном ему формате, что мешало увидеть общую картину.

Лиза Алвес Пинто

Директор по развитию Spot

Решение Artery: единый аналитический борд, который доступен всей команде и обновляется в режиме реального времени

Инструмент позволяет собрать для руководителей продакшена все критерии, которые влияют на успешность и рентабельность проектов

Notion

софт для проектирования борда
3 месяца

для полноценной разработки решения

Как мы решали задачу?

Сначала спроектировали все исходные базы для сбора корректных данных по проектам и клиентам, чтобы собрать аналитический инструмент для ньюбиза SpotFilm

Мы начали со структуризации исходных данных. Сначала усовершенствовали базу проектов: перевели разрозненную информацию в единую базу данных. Затем создали базы клиентов (брендов и агентств) и связали их с проектами, чтобы можно было фильтровать данные по базам в обе стороны.

Разделили CRM, которая была единой для тендеров и биддингов, чтобы ньюбиз работал с каждой из воронок отдельно. А ещё обновили шаблон типового проекта, который теперь автоматически заполняется информацией о клиенте, задачами для рабочей группы и юридическими задачами для команды Legal.

Связка базы проектов с базой клиентов позволяет автоматически трекать, сколько успешных проектов и невыигранных тендеров есть по каждому клиенту. Названия компаний и имена сотрудников на изображении являются случайными, не имеют отношения к реальным проектам SpotFilm и собраны Artery для наглядной демонстрации функционала

Клиентские проекты, сгруппированные по ключевым статусам воронки. В каждой из вкладок — свой набор данных под разные сценарии работы ньюбиза. Названия компаний и имена сотрудников на изображении являются случайными, не имеют отношения к реальным проектам SpotFilm и собраны Artery для наглядной демонстрации функционала

«Теперь мы лучше понимаем, как действовать в тендерах, можем быстро выявлять, с какими компаниями еще не работаем, и почему нас могли не пригласить к участию, даже если уже был опыт сотрудничества».

Благодаря внедрению единой системы аналитики мы получили прозрачную картину наших процессов и взаимодействий с клиентами. Мы также видим динамику роста клиентской базы и можем группировать запросы по компаниям, что особенно ценно для построения стратегического видения. Всё это позволяет принимать более обоснованные решения и существенно повышает эффективность нашей работы.

Лиза Алвес Пинто

Директор по развитию Spot

Нам хотелось автоматизировать заполнение проектов, чтобы в зависимости от клиента подгружались данные о нашей истории сотрудничества. Мы хотели эффективно распоряжаться уже накопленной информацией.

А ещё нам был нужен дашборд, который позволил бы анализировать проекты по разным параметрам: режиссёрам, бюджетам, срокам. Нам важно понимать, от каких показателей зависит успех проектов, чтобы принимать решения на основе точных данных.

Самат Юзеев

Head of produсtion Spot

Разработали для руководителя продашкена дашборд для сбора расширенной аналитики по проектам

Настроили всё так, что проекты можно просматривать по годам реализации, режиссерам, агентствам, бюджетам, костам и не только. А также применять несколько фильтров одновременно — например, чтобы посмотреть аналитику по проектам одного конкретного режиссёра.

В дашборде руководители могут настроить глобальные фильтры – выбрать несколько критериев, по которым нужно отфильтровать проекты, и увидеть их в наглядном формате графиков и таблиц, что упрощает анализ происходящего в продакшене. Названия компаний и имена сотрудников на изображении являются случайными, не имеют отношения к реальным проектам SpotFilm и собраны Artery для наглядной демонстрации функционала

В отдельном блоке, где настроены графики с группировками по разным показателям, руководители могут видеть общее количество проектов по месяцам с детализацией по статусам. Названия компаний и имена сотрудников на изображении являются случайными, не имеют отношения к реальным проектам SpotFilm и собраны Artery для наглядной демонстрации функционала

А также, какие проекты каждого из продюсеров на какой стадии потерпели неудачу, и сделать выводы о том, с какими типами проектов продюсер наиболее эффективно работает. Названия компаний и имена сотрудников на изображении являются случайными, не имеют отношения к реальным проектам SpotFilm и собраны Artery для наглядной демонстрации функционала

Автоматизировали документооборот

В документ попадают данные из проектов: мы настроили связь Google Docs с базой данных подрядчиков и проектов.

Когда в Notion внесена вся необходимая в документе информация о проекте, человек нажимает на кнопку для создания файла. В файл автоматически проставляется информация из Notion. Когда документ сформирован, в Telegram приходит оповещение о его готовности.

Теперь руководитель продакшена видит самое важное, что нужно знать о проекте, в одном месте. Подрядчиков и команду на продакшен теперь собирают под строго определенный бюджет, что сокращает косты продакшена.

И наконец создали таблицу для стратегического анализа проектов: единый инструмент для руководителей

Самат составил в Google-таблицах отчёт работы продакшена за 1 год: он содержал информацию о бюджетах, агентствах, клиентах и режиссёрах. На основе данных из таблицы Самата мы спроектировали инструмент в Notion под ключевые сценарии анализа проектов. С помощью этого дашборда руководители Spot смогут легче копить данные о проектах в одном месте и в любой момент могут обратиться к удобной сводной аналитике.

Таблица помогает видеть, какого режиссёра рентабельнее выбирать для проектов определённого типа или брать или не брать проекты от агентства X, если бюджет меньше Y, и так далее.

Для нас Notion был странной штукой, потому что мы на него резко перешли: мы видели, что это классные заметки с возможностью интерактивных функций, и все. Раньше мы не знали, что в Notion можно интегрировать календари, Zoom, делать связь с документами и так далее.
Когда мы начали общаться с Artery, по сути ребята рассказали, что можно настроить пространство правильно, так, чтобы оно работало. Смогли сделать из чего-то непонятного — полезное для нас. Мы придумали, что это может быть, а ребята просто начали делать.
Notion помогает не забывать: раньше просто был канбан, а сейчас у проектов есть даты, напоминания, мы видим, когда подавать проект. Наполнили эти страницы информацией — инструмент помогает всегда помнить, что для каждого клиента важно.

Михаил Маизов

Фаундер и генеральный продюсер Spot

Теперь на основе этих данных руководители Spot принимают стратегические решения. Они наверняка знают, с каким бюджетом или режиссёром чаще выигрывают тендеры, а заявки от каких агентств реже всего получается конвертировать в проект.

Хочу так же!

Команда проекта:
Денис Бондарев