CRM для Co-Actors: сначала система — потом рост

Co-Aсtors — команда экспертов по фасилитации, которая создает и проводит курсы и корпоративные тренинги для лидеров, стратегические и командные сессии для технологических компаний. Они пришли к нам с запросом спроектировать полноценную CRM-систему и аналитику, не уходя из любимого Notion, где они давно и стабильно ведут проекты.


Поговорили с Оксаной Сливинской, ко-фаундером и операционным директором о том, какие задачи стояли перед ними и какие изменения дал новый инструмент.

— С каким запросом вы обратились в Artery?

 Мы супер маленькая команда, за маркетинг и развитие направлений отвечаем мы, кофаундеры. В начале года мы поставили амбициозные цели по росту, но столкнулись с тем, что не могли ничего трекать, не было данных, чтобы анализировать и формулировать гипотезы роста. Заявки заносились вручную — это работало на малом объеме заявок, но теперь у нас в базе 1,5 тысячи человек, а мы поняли, что никак с ними не взаимодействуем, кроме чатов курса.

Мы поняли, что нам нужна полноценная CRM для B2B и для B2C направлений с разными воронками. И мы были уверены, что в Notion, где у нас таск-трекер и база знаний, CRMку не построить. Мысль о смене сервиса была болезненная, но мы всё равно начали тестировать разные решения. Две недели общались с разными интеграторами — и ничего не зацепило: звонки из машины, акции «до завтра», пакеты решений, которые нам не подходят. И тогда решили проверить: а вдруг всё-таки CRM можно сделать прямо в Notion? Обратились в Artery — и с облегчением узнали, что это реально, и переходить никуда не пришлось.
Решение Artery
Самое эффективное и недорогое решение отслеживать конверсию из заявок в проекты в данном случае — привязать систему входящих заявок к уже существующей и работающей системе проектов в Notion.
Спроектировали CRM в Notion без сторонних сервисов
Это значит, что команде не нужно платить за отдельную CRM-ку, тратить время на освоение нового интерфейса и обучение сотрудников. Наш модуль CRM встраивается в уже привычное для команды рабочее пространство. Воронки заявок, задачи, активные проекты и продуктовая линейка — всё находится в одном сервисе.
Автоматизировали обработку
заявок с сайта
Вместо 10–15 минут на ручную проверку и создание карточки, система автоматически подтягивает данные из формы на сайте, проверяет, новый это клиент или повторный, и отправляет заявку в нужную воронку. Время на обработку одной заявки сокращается в 10 раз! Кроме того, мы настроили триггеры проверки обязательных полей заявки перед переходом по статусу — сократили шансы на потерю данных о клиенте.
Свели отчетность по оплате B2C курсов в единой валюте
Данные оплаты у Co-aсtors поступают по трем валютам на выбор клиента. Мы добавили в систему автоматизацию с актуальным курсом валют, чтобы сводить все данные об оплатах за период в одной удобной валюте для собственников. При этом сохраняются исторические данные курса на момент покупки. Это исключает искажения в отчётности и позволяет анализировать реальные показатели в динамике.
«Самое важное — что лиды теперь живут в отдельной базе. Мы с недавних пор работаем без аккаунта, и если бы не этот инструмент, я бы с ума сошла. Теперь вижу все данные в привычном сервисе, мне не нужно заходить в Тильду и кликать пять раз».
Наша главная цель на год — рост. И мы делаем ставку на рост B2B сегмента. А чтобы расти, нужны метрики, анализ и гипотезы. Мы даже пробовали нанимать эксперта, который работал бы с клиентской базой, но без четких исторических данных наших заявок это бессмысленно. Решили так: сначала соберём систему, потом — наймем спеца.
Разделили B2B и B2C заявок на отдельные воронки
Раньше все заявки хранились в одной базе и фаундерам трудно было держать фокус на нужном направлении. Теперь у каждой категории клиентов свой процесс и дашборд: команда видит конверсии отдельно по B2B и B2C, может строить точные гипотезы роста.
Собрали аналитику по клиентским отказам
Теперь у каждой заявки фиксируется причина отказа (разные списки для B2B и B2C). Это даёт понимание, где именно «отваливаются» клиенты, и позволяет корректировать предложения для них.
Снизили зависимость от ручной работы сотрудника
Раньше, чтобы собрать отчёт по конверсии, аккаунту нужно было три дня. Теперь данные доступны в один клик. Это позволяет перераспределить ресурсы, снижает риски при смене сотрудников и значительно сократит время на онбординг нового специалиста по продажам.
Собрали необходимую визуализацию данных в дашбордах
Вместо бесконечных таблиц с голыми данными появились графики: видно динамику заявок, выручку, причины отказов, повторных/новых клиенты. Это высвобождает фаундерам время и позволяет принимать решения на основе данных.
«Я не знала точные конверсии по курсам. В B2B у нас заявок очень много, но чтобы посчитать конверсию, аккаунту нужно было тратить три дня на отчёт. И не факт, что «ручные» данные были актуальными».
Названия компаний и имена клиентов на изображении являются случайными, не имеют отношения к реальным проектам Co-aсtors и собраны Artery для наглядной демонстрации функционала
CRM-система: демо решения
— Что изменилось после внедрения CRM?

Система добавила прозрачности в продажах. Теперь можем отслеживать понятные причины отказов. Через полгода смогу сравнить конверсии: если они не изменятся — значит, я зря трачу свой ресурс на это и нужно нанимать сильного аккаунта. Если улучшатся — тогда можно искать мидла. Системные данные для меня возможность принимать управленческие решения обоснованно.

Нам важно отследить, кто приходит на закрытые клиентские митапы, а потом возвращается в B2B. Там много «зарытых» денег: кто-то уходит и не возвращается. Хотим это увидеть и вернуть клиентов.
«Теперь всё структурировано: раньше одна база со всеми данными мешала фокусироваться, а сейчас собранные под нас дашборды «направляют» работу. Я топлю за визуализацию данных и понимаю, насколько это важно».
Хочу так же!
Хочу так же!
Co-Aсtors
Co-Aсtors — команда экспертов по фасилитации, которая создает и проводит курсы и корпоративные тренинги для лидеров, стратегические и командные сессии.
Подробнее
Команда проекта:
Денис Бондарев, Настя Каткова