В начале 2024 года к нам обратилась Катя Кейльман, внешний стратег модного дома Ushatava с запросом апгрейда пространства в Notion для команды маркетинга и создания системы для трекинга целей. У ребят уже было хорошо настроено еженедельное планирование большинства регулярных процессов в Notion: они активно пользуются контент-планом, где формируют темы для публикаций, и ведут календарь съемок, фиксируя статус и информацию по ним. И нужно было, чтобы новый инструмент встроился в уже настроенные процессы отдела и дал возможность планировать не неделю, а целый год. И планировать не только контент, а комплексно всю активность маркетинга, учитывая стратегию бизнеса.

Проанализировали прототип календаря в эксель и текущее пространство в notion. Обновили и упростили существующие базы данных, создали новые, продумали их связи и характеристики. Это крайне важно для удобства системы, так как по этим характеристикам можно фильтровать и настраивать удобные варианты отображения для каждого сотрудника.

Съемки стали частью базы данных Проекты, наравне с другими типовыми процессами маркетинга, такими как ивенты, инфлюенс и спецпроекты. У каждого типового процесса маркетинга обозначили ответственного. База запусков, связанная с Коллекциями бренда, и Фокусы недели с базой События расширили временной диапазон планирования. Цели разбили на метрики, связав их так же с ответственным, инструментом и проектами, реализация которых ведет к достижению целей.

А также прописали подробные инструкции, как пользоваться пространством, чтобы процесс онбординга новых сотрудников был легким и быстрым.

В эпоху информационного шума все особенно важно, чтобы твоей рабочее пространство фокусировало тебя и напоминало о главном.

В личных дашбордах ответственный за свой инструмент, например, руководитель отдела контента теперь видит не только контент-план и календарь съемок, но и прогресс по целям, за которые он отвечает, какие проекты, помимо рутинных задач ему нужно сделать для этого, и какие задачи, в связи с этими проектами, у него есть. Это позволяет выныривать из рутины и задавать себе вопрос: «А то ли я делаю?»

А директор по маркетингу в своем управленческом дашборде видит прогресс по всем целям отдела и таймлайн проектов, отфильтрованный по инструментам. Такой вид помогает на встречах не просто фиксировать цифры по метрикам, но и обсуждать, приводят ли запланированные проекты к этим целям. А также каждый сотрудник команды видит свой вклад в развитие бизнеса и лучше осознает свою ответственность. А это всегда мотивирует.

У member'ов пространства Ushatava есть возможность видеть эту информацию в Notion-календаре, включая и выключая именно те базы данных, которые касаются их работы. Возможность видеть на одной странице разные типы информации сильно упрощает планирование работы как на уровне месяца, так и на уровне недели.