цифровой офис в NOTION, ФОРМИРОВАНИЕ ритуалов УПРАВЛЕНИЯ
Построили и внедрили систему операционного управления в Notion для премиум-студии танцев Moova
Как мы разрабатывали и помогали команде полюбить инструмент для удобного и прозрачного управления процессами в оффлайне и диджитале
Как звучал запрос,
и кто к нам пришел?
К нам пришли Романа и Полина, проджект-менеджер и бизнес-ассистент Саши Митрошиной, которые в течение 9 месяцев отвечали за запуск новой студии танцев Moova в Дубае. После старта бизнеса они заняли руководящие роли: начали управлять и оффлайн-студией, и продвижением бизнеса онлайн.

У Полины и Романы было два главных запроса:

💖 получить удобную систему управления, которая сделает процессы прозрачными: даст инструменты для планирования проектов и отслеживания нагрузки сотрудников, соберёт всю информацию в одном месте, поможет разделить роли внутри команды;

💖 внедрить систему в ежедневную работу распределённой команды: регулярно планировать активности и проекты студии в одном пространстве.
Moova на старте работ — это
  • 7 человек в удалённой команде
  • 4 преподавателя танцев
  • 1 оунер и 2 управленца
  • 1 сейлз-менеджер и 1 маркетолог
Решение Artery
Разработка пространства в Notion для управления всеми процессами студии: таск-трекер, дашборды для руководителей и команды, база знаний.


3 недели

Работа с командой по внедрению инструментов: ведение регулярных командных встреч для формирования управленческих привычек и переноса всех процессов студии в Notion.

2 месяца

Как мы это делали?

Мы начали с проектирования экосистемы в Notion
Раньше менеджеры вели задачи в Google-календаре и не пользовались таск-трекерами. Поэтому было важно не переусложнить систему, иначе новое пространство может демотивировать сотрудников своей сложностью при онбординге. Мы решили создать офис с базовыми функциями: трекингом задач, управлением процессами и базой знаний.

Сразу ввели систему отделов

Когда бизнес только возникает, сложно понять, из чего он складывается. Мы сразу задали чёткую структуру организации, чтобы Полина и Романа могли отталкиваться от неё и вносить изменения по ходу развития бизнеса. Мы сделали дашборды по  ключевым направлениям: студия, продажи, маркетинг, и распределили ответственность за дашборды между управленцами. Команда Moova начала структурировать проекты и документы в базе знаний по этим направлениям.

Создали дашборды для управленцев и членов команды

Роли Полины и Романы различались, поэтому мы собрали для них дашборды с отображением нагрузки разных отделов. Но  поскольку управленцы вместе выполняли стратегическую работу по развитию, мы создали отдельный общий борд для верхнеуровневого обзора процессов студии. Этот «пульт управления» свёл процессы в одном месте и упростил планирование проектов.


А ещё мы собрали дашборды под конкретные роли всех сотрудников студии.

Передали вайб Moova 🎀

Мы знаем, что креативным командам важно чувствовать эмоциональную связь с проектами и задачами. Скучный безликий интерфейс отталкивает и демотивирует. Чтобы сделать незнакомый таск-трекер Notion более дружелюбным, мы кастомизировали все иконки, перекрасив их в розовый цвет, главный цвет бренда Moova. Такая маленькая, но важная фича упрощает онбординг новых людей в инструмент и мотивирует пользоваться им.
Далее мы перешли к внедрению Notion и формированию привычек планирования
На протяжении двух месяцев мы помогали команде преодолевать сопротивление к новому таск-трекеру в формате регулярных встреч и поддержки в чате. Мы помогали Полине и Романе перестраивать свои привычки управления, внедрять Notion в планёрки и своим примером вдохновлять команду на использование системы.
  • Команда Artery Agency помогла нам выстроить бизнес-процессы и структуру команды с помощью Notion. Раньше наши зоны ответственности были размыты, и это мешало контролировать работу сотрудников и выручку. Благодаря Artery мы упорядочили задачи, разделили зоны ответственности и внедрили регулярные планёрки.
    Отдельно хочу отметить дизайн нашего таск-трекера — стильный и интегрированный с брендом, это действительно место, где приятно работать. Большое спасибо за это удобное и красивое решение!
    Полина Богданова
    Операционный директор Moova
  • Notion стал для нас не просто инструментом, а пространством, которое задаёт структуру работы. С ним мы научились распределять задачи и отслеживать статусы, благодаря чему моя голова освободилась для более важных задач. Это полностью изменило наш подход к управлению.
    Каждая встреча по внедрению была шагом вперёд: мы учились, росли и, наконец, почувствовали себя уверенными руководителями. В Notion хочется работать, и круто, что там даже по эмодзи легко узнать проект! Спасибо команде за то, что сделали наш путь таким увлекательным и вдохновляющим.
    Романа Решетило
    CEO и директор по развитию Moova

После внедрения Notion продолжили работу в формате бизнес-коучинга «Воцарение»

Поддерживали и развивали управленческие навыки
Разбирали сложные ситуации в команде, обучали разрешению конфликтов, помогали формировать функции найма и увольнения. Вместе простраивали систему онбординга и внутренние регламенты, а также обновляли оргструктуру, когда команда менялась.
Консультации — выжимка нашего опыта для тех, кому «только спросить»
Решим один ваш вопрос: от сценариев работы с цифровым офисом до управления командой и оптимизации процессов
Подробнее
Благодаря созданию и внедрению Notion менеджеры Moova получили удобный инструмент для операционного управления студией и оцифровали все процессы бизнеса. Теперь команда может планированить проекты и контролировать нагрузку команды, а также пользоваться единым местом хранения всей информации о бизнесе.
Хочу так же! 
Хочу так же! 
Команда проекта:
Евгения Дацко, Настя Каткова, Рита Черных